Datenschutzerklärung
Stand 04/2018
1. Erfassung und Verarbeitung der Daten von Gemeindemitgliedern
Die Gemeinde erhebt, verarbeitet und nutzt personenbezogene Daten ihrer Mitglieder unter Einsatz von Datenverarbeitungsanlagen (EDV) zur Erfüllung der gemäß dieser Datenschutzordnung zulässigen Zwecke und Aufgaben, beispielsweise im Rahmen der Mitgliederverwaltung, sowie Daten zur Verwaltung von Gemeindebeiträgen, Spenden und des Besuchsdienstes. Die personenbezogenen Daten werden dabei durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt.
2. Datengebrauch im Außenverhältnis der Gemeinde
2.1. Als Mitglied der Arbeitsgemeinschaft Mennonitischer Gemeinden in Deutschland K.d.ö.R (AMG) ist die Gemeinde verpflichtet, bestimmte personenbezogene Daten ihrer Funktionsträger dorthin zu melden. Übermittelt werden an den/die Vorsitzende/r der AMG die Namen der Vorstandsmitglieder mit Gemeindezugehörigkeit, Funktion, Anschrift, Telefonnummern und E-Mail-Adresse. Diese Daten werden zum Zwecke der Veröffentlichung in der verbandseigenen Publikation „Mennonitisches Jahrbuch“ übermittelt. Ein Vorstandsmitglied kann jederzeit gegenüber dem Ältesten oder dem Pfarrer der Weitergabe seiner personenbezogenen Daten zum Zwecke der Veröffentlichung in der verbandseigenen Publikation „Mennonitisches Jahrbuch“ widersprechen. Ab Zugang des Widerspruchs unterbleibt die Übermittlung der Daten an die AMG.
2.2. Die Gemeinde gibt den Namen ihrer Gemeindemitglieder, die als Delegierte der Gemeinde in Verbänden tätig sind, deren Mitglied die Gemeinde ist, an diese Verbände weiter. Beispielsweise an die Vereinigung Deutscher Mennoniten (VDM) und weitere. Dies geschieht zum Zweck der Identifizierung der entsandten Delegierten durch die Verbände. Nach eigenem Ermessen stellen die Delegierten den Verbänden Kontaktdaten zur Verfügung.
2.3. Die Gemeinde gibt den Namen ihrer Gemeindemitglieder an die Tagespresse weiter, wenn diese für öffentliche Veranstaltungen der Gemeinde verantwortlich zeichnen. Ein Gemeindemitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand der Weitergabe seiner/ihrer personenbezogenen Daten widersprechen. Ab Zugang des Widerspruchs unterbleibt die Übermittlung der Daten an die Tagespresse.
3. Datengebrauch innerhalb der Gemeinde
3.1. Im Zusammenhang mit ihrem Gemeindeleben sowie sonstigen satzungsgemäßen Veranstaltungen veröffentlicht die Gemeinde personenbezogene Daten und Fotos ihrer Gemeindemitglieder und Freunde in Gemeindeveröffentlichungen in Papierform und digital. Die Veröffentlichung von Daten beschränkt sich hierbei auf Name und Funktion, falls zur Erfüllung einer Funktion bzw. Aufgabe erforderlich werden die Telefonnummer und Email-Adresse ebenfalls veröffentlicht. In ihren internen Publikationen informiert die Gemeinde über folgende Ereignisse bzw. Handlungen:
a) Bei Geburt: Name des Kindes, Geburtsdatum des Kindes, Name der Eltern, Gemeindezugehörigkeit. Eine Übermittlung ist nur statthaft, wenn mindestens ein Elternteil Gemeindemitglied ist und der andere Elternteil einer Übermittlung zustimmt.
b) Bei Taufe: Name des getauften Gemeindemitgliedes, Datum der Taufe, Gemeindezugehörigkeit
c) Bei Eintritt: Name des eingetretenen Gemeindemitgliedes, Datum des Eintritts, Gemeindezugehörigkeit
d) Bei Trauung: Name der Lebens- bzw. Ehepartner (falls Gemeindemitglied oder Freund/in), Gemeindezugehörigkeit. Eine Übermittlung ist nur statthaft, wenn mindestens ein Lebens- bzw. Ehepartner Gemeindemitglied ist und der andere Partner einer Übermittlung zustimmt.
e) Bei Bestattung: Name und Alter des bestatteten Gemeindemitgliedes, Datum der Bestattung, Gemeindezugehörigkeit.
Zusätzlich wird auch das Austrittsdatum unter Nennung des Namens des austretenden Gemeindemitgliedes in den eigenen Gemeindepublikationen veröffentlicht. Ein Gemeindemitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand der Veröffentlichung von personenbezogenen Daten auch von Einzelfotos seiner/ihrer Person widersprechen. Ab Zugang des Widerspruchs unterbleibt die Veröffentlichung.
3.2. Listen von Mitgliedern werden als Datei oder in gedruckter Form soweit an Vorstandsmitglieder, sonstige Funktionsträger und Gemeindemitglieder herausgegeben, wie deren Funktion oder besondere Aufgabenstellung in der Gemeinde die Kenntnisnahme erfordern. Macht ein Gemeindemitglied glaubhaft, dass es die Gemeindemitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsgemäßen Rechte benötigt, wird ihm eine gedruckte Kopie der Liste gegen die schriftliche Versicherung ausgehändigt, dass Namen, Adressen und sonstige Daten nicht zu anderen Zwecken Verwendung finden.
4. Einverständnis und Rechte der Mitglieder
4.1. Durch ihre Mitgliedschaft und die damit verbundene Anerkennung dieser Datenschutzordnung stimmen die Gemeindemitglieder der Erhebung, Verarbeitung (Speicherung, Veränderung, Übermittlung) und Nutzung ihrer personenbezogenen Daten in dem vorgenannten Ausmaß und Umfang zu. Eine anderweitige, über die Erfüllung seiner satzungsgemäßen Aufgaben und Zwecke hinausgehende Datenverwendung ist der Gemeinde nur erlaubt, sofern sie aus gesetzlichen Gründen hierzu verpflichtet ist. Ein Datenverkauf ist nicht statthaft.
4.2. Jedes Gemeindemitglied hat im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes (insbesondere § 34 BDSG) das Recht auf Auskunft über die zu seiner/ihrer Person gespeicherten Daten, deren Empfänger und den Zweck der Speicherung sowie auf Berichtigung, Löschung oder Sperrung seiner/ihrer Daten.
5. Verpflichtung nach § 53 BDSG (Datengeheimnis)
Den Organen der Gemeinde, den ehrenamtlichen Mitarbeitenden, den Angestellten und sonst für die Gemeinde Tätigen ist es untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu anderen als dem zur jeweiligen Aufgabenerfüllung gehörenden Zweck zu nutzen und zu verarbeiten, bekannt zu geben, Dritten zugänglich zu machen oder sonst zu nutzen. Die Organe der Gemeinde, alle ehrenamtlich Mitarbeitende und Angestellte oder sonst für die Gemeinde Tätige, die personenbezogene Daten aerheben, verarbeiten oder nutzen, werden nach § 53 Bundesdatenschutzgesetz zur Wahrung des Datengeheimnisses geschult und verpflichtet. Diese Pflicht besteht auch über das Ausscheiden der oben genannten Personen aus ihren Ämtern oder über den Austritt aus der Gemeinde hinaus.